Shared Service Center

“Geen idee, zet je vraag maar door naar KEI Shared Service Center”. Dit zou zomaar een medewerker kunnen zijn van uw organisatie vanaf januari 2020. KEI hoort een steeds terugkerende vraag bij klanten; of het mogelijk is op afstand en waar mogelijk op afroep ondersteuning te bieden. Kennis inkopen op het moment dat daar behoefte aan is, een ideale uitgangspositie!

KEI biedt de mogelijkheid om (deel)processen die de primaire zorglevering ondersteunen, uit te besteden aan ons Shared Service Center. U kunt hierbij denken aan :

  • Functioneel beheer van het ECD
  • Cliëntenadministratie
  • Declaratie van geleverde zorg
  • Interne controle

Dit zijn diensten die KEI al vele jaren levert bij zorginstellingen, maar die ook op afstand door onze consulenten voor u kunnen worden uitgevoerd.

Wat kan dat voor u betekenen?

Gebruik maken van de diensten van KEI betekent niet alleen extra inzet, maar ook het binnenhalen van kennis en kunde. Consulenten van KEI zijn vakspecialisten op de hierboven genoemde gebieden. Zij zijn op de hoogte van de wet- en regelgeving met betrekking tot de Care en het Sociaal Domein. Zij hebben ervaring met diverse ECD’s en bovendien een netwerk van collega’s die gespecialiseerd zijn in één of meerdere diensten die KEI biedt.

Door het overhevelen van werkzaamheden naar het Shared Service Center wordt de continuïteit gewaarborgd. U gaat immers niet een overeenkomst aan met één medewerker, maar met KEI. KEI biedt de garantie dat het werk doorgaat. Als een medewerker op vakantie is, wordt het werk door een andere medewerker uitgevoerd. Tijdens drukke periodes, zoals de jaarovergang of voorafgaand aan de accountantscontrole, kan de inzet van het Shared Service Center tijdelijk worden opgeschaald, zodat de extra werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd.

Functioneel beheerders hebben niet alleen als taak om het ECD te onderhouden. Vaak nemen zij ook deel aan of leiden zij projecten die tot een beter gebruik van het ECD en tot meer methodisch werken leiden en onderhouden zij het contact met diverse werkgroepen om de wensen en procedures in kaart te brengen. Dit vergt veel tijd met als gevolg dat de ondersteuning voor gebruikers achterblijft. Het Shared Service Center voorziet in de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden om continuïteit te waarborgen.

Bij drukte of vakanties kan de capaciteit worden opgeschaald als de vraag daar is. Voor de cliëntenadministratie geldt dat de jaarovergang vaak veel tijd vraagt; nieuwe wet- en regelgeving waardoor gemeenten nieuwe beschikkingen sturen en in de WLZ de codes voor toeslagen weer veranderen. In die periode is een paar extra handen vaak meer dan welkom.

Het declaratieproces is niet altijd even gemakkelijk binnen een organisatie te beleggen. Hoe houd je een goede taak- en functiescheiding en waar hoort dat declareren nu eigenlijk thuis. Vooral de wat kleinere organisaties kennen deze worsteling. Het uitbesteden van het declareren, met de daarbij behorende controles vooraf en het verwerken van de retourinformatie nadien, kan heel goed als aparte taak aan het Shared Service Center worden uitbesteed. De consulenten van KEI hebben veel ervaring met het declareren en het oplossen van uitval en afkeur

Ook het uitvoeren van dossiercontroles en controles op de volledigheid en juistheid van de declaraties kan KEI op afstand voor u uitvoeren.

Hoe gaat het in z’n werk?

In een af te sluiten SLA wordt de input vanuit zowel de organisatie als vanuit KEI en de gewenste resultaten vastgelegd. De organisatie zorgt voor (thuiswerk)accounts met de juiste rechten voor (een deel van) de medewerkers van het Shared Service Center. Er wordt vastgelegd welke werkzaamheden door het Shared Service Center worden uitgevoerd en hoeveel tijd hiervoor wordt geraamd.
Voorafgaand aan de werkzaamheden zal een medewerker van het Shared Service Center op locatie van de organisatie een overdracht krijgen, waarbij de concrete werkzaamheden worden afgesproken en eventueel verdere randvoorwaarden. De organisatie krijgt binnen het Shared Service Center een vaste contactpersoon toegewezen. Wanneer het noodzakelijk of wenselijk wordt geacht, kan deze medewerker op afgesproken tijden ook op de locatie aanwezig zijn, bijvoorbeeld één dag per maand voor afstemming en overleg.

Periodiek zullen de inzet en werkzaamheden van het Shared Service Center worden geëvalueerd en eventueel worden bijgesteld.

Wilt u gebruik maken van deze dienst? Of wilt u hierover meer informatie?

Neem daarvoor contact op met Carl Leysner (directeur), te bereiken op 06-50682897 of via info@kei-bv.nl.