Mark Huijsing “inzicht krijgen in de inkomstenderving per cliënt”

De timing was allesbehalve perfect, een verbouwing en plotseling allemaal thuiswerken. Mark Huijsing vertelt zijn verhaal over hoe hij de afgelopen coronaperiode heeft ervaren. Als Coördinator Productieprocessen afdeling Zorgadministratie bij Amerpoort waren wij erg benieuwd naar zijn bevindingen.

Begin dit jaar, net voor de lockdown, stapt Mark Huijsing weer een vertrouwde omgeving binnen. Na een uitstapje van tweeënhalf jaar bij De Heer Software als business consultant is hij terug waar het allemaal is begonnen. In 2009 actief geworden in de zorg en langzaam verschillende afdelingen doorlopen bij Amerpoort. Begonnen op de debiteurenadministratie, geswitcht naar de zorgadministratie, doorgegroeid naar applicatiebeheer en daarna is hij ook nog werkzaam geweest als projectmedewerker implementatie Plancare 2. Daarnaast heeft Mark in 2011 voor zijn opleiding bedrijfskunde een BI management dashboardtool gebouwd. Zijn huidige rol is projectleider productie optimalisatie.

Maar wie of wat is Amerpoort?

Amerpoort is een zorginstelling in de regio Utrecht met als missie; “Samen werken aan een goed leven voor mensen met een verstandelijke beperking”. Amerpoort heeft 2469 cliënten, 214 locaties en 2677 medewerkers wat goed is voor een jaaromzet van zo’n 162 miljoen. De zorginstelling heeft op één financiering na, nl. DBC’s, alle financieringsvormen. Daarvan is ongeveer 90% Wlz.

Corona-richtlijnen

We vragen aan Mark hoe de corona-richtlijnen worden gecommuniceerd en worden gehandhaafd binnen Amerpoort. De richtlijnen zijn in maart ontvangen en worden continue geüpdatet. Wekelijks worden de richtlijnen besproken in een werkgroep waar verschillende afdelingen in participeren. De richtlijnen die gecommuniceerd zijn, waren duidelijk;

  • Er wordt zorg geleverd en je registreert naar werkelijkheid.
  • Er wordt alternatieve zorg geleverd, wat gedeclareerd kan worden onder de huidige beschikking.
  • Geen registratieve verplichtingen aan niet geleverde zorg.

Als je de richtlijnen leest dan kun je zeggen “hiermee kunnen we makkelijk uit de voeten in een periode waarin we moeten roeien met de riemen die we hebben”. Je hoopt dan zo snel mogelijk inzicht te krijgen in de inkomstenderving per cliënt. Al snel bleek in de praktijk dit toch heel anders te liggen. De dagbesteding moest helaas gesloten worden. Om de cliënten toch een lichtpuntje te geven, gingen vertrouwde gezichten langs bij de cliënten.

Declaraties van dagbesteding volgden, maar werden afgekeurd omdat dit onder “persoonlijke begeleiding” zou moeten vallen. Via het berichtenverkeer moeten nieuwe toewijzingen worden aangevraagd, kortom extra administratieve werkzaamheden. Dit betreft een unieke situatie bij één gemeente die dit graag zo wilde. Na overleg met de gemeente en verschillende bestuurders ging dit uiteindelijk toch van tafel. Wel typerend hoe een gemeente beleid ontwikkeld zonder de haalbaarheid te toetsen bij zorginstellingen. En hoever de gemeente dus afstaat van de registratieve processen in de zorg.

Corona isolatielocatie

Voor de regio is een Corona isolatielocatie opgezet waar cliënten van verschillende zorgaanbieders terecht kunnen. Om het voor beide partijen zo efficiënt in te regelen is er een raamovereenkomst voor onderaanneming opgesteld. Het leek allemaal in kannen en kruiken totdat de financiering niet werd geaccepteerd zonder dat er een beschikking door de cliënt is ontvangen. Het zorgkantoor heeft aangegeven alleen de declaratie te accepteren vanuit Amerpoort en wij dat dus niet in onderaanneming mogen leveren. Dat zou betekenen dat Amerpoort voor elke cliënt dossierhouder wordt voor één of twee weken. Dit met alle extra administratieve werkzaamheden van dien.

Bovenop al deze extra werkzaamheden kwam nog afkeur op de niet geleverde zorg. Alle gemeente houden zich aan het uitgangspunt ‘Geen registratieve verplichtingen aan niet geleverde zorg’ op één gemeente na. Tevergeefs hebben we meerdere gesprekken gevoerd met de gemeente. De gemeente snapt de administratieve lastenverzwaring maar hebben het toch doorheen geduwd. De zorg moest toch per cliënt per maand gefactureerd worden. Dit moest vervolgens allemaal weer handmatig verwerkt gaan worden in een aparte declaratietool van de gemeente, is dus weer een monsterklus om dit uit te voeren en een flinke verzwaring van de administratieve lasten op een zorgadministratie.

Goede kwalitatieve zorg?

Verbijsterd luisteren we naar Mark zijn verhaal en vragen we ons af “hoe deze situaties kunnen ontstaan?”. Mark geeft aan dat iedereen in zijn eigen bubbel met regels en applicaties werkt. Hij mist verbinding tussen de gemeente en het zorglandschap. Het is zo jammer dat de samenwerking ontbreekt; je staat allemaal voor hetzelfde doel “goede kwalitatieve zorg voor de cliënt”.

Het betreft niet alleen de samenwerking met de gemeente. Ook intern kunnen we nog stappen maken, bijvoorbeeld op de zorginkoop. Neem de eisen van de zorgadministratie mee in het gesprek. Laten we vooraf toetsen of het mogelijk is om de administratieve eisen van het contract te verwerken. Vaak gebeurd dat nu nog achteraf. Zorgadministratie zou veel eerder in dat proces meegenomen moeten worden.

We sluiten het gesprek af met een handreiking van de gemeente. Waar sommige gemeenten niet willen of kunnen buigen staan andere wel open voor een samenwerking. Zo is er een eerste aanzet met één gemeente om te kijken waar we kunnen samenwerken. Er is een testaccount aangemaakt waarop beide partijen ketenberichten kunnen testen. De eerste kleine stapjes naar een fijne samenwerking.

Het is een unieke situatie in zorglandschap maar als we met elkaar blijven praten én naar elkaar luisteren dan komen we steeds dichterbij het gezamenlijke doel “ goede kwalitatieve zorg voor de cliënt”.

Stay safe!