Impact Quickscan Jaarovergang 2021

Benieuwd wat de impact is op uw Jaarovergang 2021 met een nulmeting?
Naar aanleiding van het uitvoeren van een Quickscan over Jaarovergang 2021 deelt collega Ronald Vermeulen zijn ervaringen.

Hoe heb je de Quickscan ervaren?
Ik heb de Quickscan ervaren als een leerzame studie naar de wijzigingen in de wet- en regelgeving en de informatiestandaarden iWlz 2.2, iWmo 3.0 en iJw 3.0. Bij de inventarisatie was het interessant om te zien welke extra werkzaamheden deze wijzigingen betekenden voor een zorgorganisatie. Vooral het toetsen van de gevolgen van de migratie van release 2.4 naar release 3.0 van de iWmo en iJw was leerzaam.
Hierbij is vastgesteld dat met name de informatievoorziening van het Zorginstituut Nederland hierin buitengewoon goed is.

Wat zijn de resultaten(in hoofdlijnen) van de Quickscan?
Hoofdresultaat was een nulmeting van de impact die de wijzigingen in wet- en regelgeving en de informatiestandaarden hebben op de werkzaamheden van de zorgadministratie. In het bijzonder het laatste kwartaal van 2020 en in januari 2021.
Voor onze opdrachtgever kwam dit neer op een inzet van meer dan 300 uur aan geschatte extra tijd. De medewerkers van de zorgadministratie, applicatiebeheer en medewerkers financiën en controle zullen hun tijd kwijt zijn aan:

  • Voorbereidende werkzaamheden (inventarisatie en planning werkzaamheden)
  • Aanpassen processen incl. werkinstructies
  • Informeren m.b.t. de wijzigingen van alle betrokkenen binnen de zorgorganisatie,
  • Verwerken mutaties in de cliëntadministratie. Hierbij valt o.a. te denken aan:
  • wijzingen m.b.t. prestatiecodes bij Wlz-cliënten,  
  • migratie cliënten met een psychische stoornis naar de Wlz,
  • migratie toewijzingen naar toewijzingen die voldoen aan release 3.0 iWmo en iJw
  • Afronden declaratie-/facturatie 2020 en voorgaande jaren (voor de Wmo en Jw kunnen correcties/aanvulling m.b.t. 2020 e.v. jaren nog tot eind 2021 worden ingediend)

Lagen deze resultaten in de lijn der verwachtingen?
Ja, de resultaten van de quickscan lagen in de lijn van de verwachtingen. Van te voren was ons al bekend dat er met name voor wat betreft het sociaal domein sprake was van een majeure release. Dit zou zorgaanbieders (en gemeente) een boel extra (administratieve) werkzaamheden gaan opleveren.
Het resultaat dat de organisatie meer dan 300 uur extra arbeidsuren naast de reguliere werkzaamheden kwijt zal zijn, was echter wel een verrassing.
Ik denk dat een hoop zorgaanbieders het aantal extra uren inzet dan ook overschatten en dat zij, met name in januari 2021, geconfronteerd zullen worden met grote achterstanden in de werkzaamheden. Ook zullen zij in februari 2021 geconfronteerd worden met grote problemen in de declaratie van de in januari geleverde zorg.

Hoe zijn je ervaringen bij het voorleggen van de resultaten bij de klant omtrent de quickscan?
De resultaten van de bevindingen naar aanleiding van onze quickscan zijn vastgelegd in een rapport Analyseprotocol jaarovergang 2020-2021. Van dit rapport is een samenvatting aan de klant gezonden en het volledig rapport is overhandigd.

Reactie uit het werkveld?
Uit contacten met het Zorginstituut Nederland en naar aanleiding van het bijwonen van de vragensessies die m.b.t. de migratie naar release 3.0 iWmo/iJw is wel duidelijk geworden dat:

  • Zorgaanbieders zich onvoldoende realiseren wat de impact op de dagelijkse van de wijzigingen m.b.t. de wet-/regelgeving en informatiestandaarden met zich mee brengen
  • Zorgaanbieders er van uit gaan dat m.b.t. deze migratie de bal bij de gemeenten ligt en niet bij hun. Zij realiseren zich niet dat zij zich zelf van te voren moeten indekken dat op/na 1 januari a.s. wel alle toewijzingen moeten voldoen aan de nieuwe informatiestandaard om in februari 2021 een zo’n geruisloos mogelijke declaratie mogelijk te maken. Dit verlangt een inzicht welke toewijzingen wel en welke niet voldoen aan deze informatiestandaard, een goede communicatie met de betreffende gemeente die toewijzingen moeten worden gemigreerd en een check of deze toewijzingen ook daadwerkelijk worden gemigreerd.
  • Zorgaanbieders in de gehandicaptenzorg geen idee hebben dat de aanpassing van de tabel Prestatiecategorieën vervoer dagbesteding/-behandeling betekent dat voor 90% van hun cliëntenbestand die gebruik maken van vervoer de vervoercategorie opnieuw bepaald moet worden en dat dit mogelijk en mutatie van de prestatiecode tot gevolg heeft.