Slechte ECD’s bestaan niet…..

Veel zorginstellingen worstelen met hun applicaties voor cliënten- en productieregistratie en zijn ontevreden over de door hen gebruikte applicaties. De belangrijkste oorzaken hiervan zijn:

  • Ontevredenheid over de performance.
  • De applicatie voldoet niet aan de verwachtingen van de medewerkers in het primaire proces.
  • Het ECD voldoet niet (meer) aan de eisen die door de organisatie aan een ECD worden gesteld.
  • Niet kunnen voldoen aan de nieuwe eisen die gesteld worden aan de verantwoording van zorg.

Vaak is dit voor organisaties aanleiding om een marktverkenning uit te voeren en zich te oriënteren op een andere softwareapplicatie. Daarbij wordt met name gekeken naar het aanbod van andere leveranciers dan de leverancier van de in gebruik zijnde applicatie. De applicatie van de huidige leverancier voldoet immers toch al niet aan de verwachtingen van de organisatie.

De softwareapplicatie of de implementatie?

Wordt de ontevredenheid over het huidige ECD wel veroorzaakt door missende functionaliteiten? Is het huidige ECD ‘slechter’ dan andere op de markt beschikbare ECD’s?

De KEI-consulenten zien in de praktijk een aantal andere oorzaken voor deze ontevredenheid. We zetten ze voor u op een rijtje:

  • De training en opleiding van medewerkers van de in gebruik zijnde applicaties laten jaren na implementatie vaak te wensen over.
  • Nieuwe toepassingen die bij nieuwe releases van de applicatie (updates) beschikbaar komen, worden niet (volledig) benut.
  • De kwaliteit van het (functionele) applicatiebeheer laat te wensen over doordat dit niet apart bij gekwalificeerde medewerkers wordt belegd.
  • Het proces “Aanmelden van een cliënt tot declaratie/facturatie van verantwoorde productie” is niet optimaal ingericht.

Hierdoor zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden onduidelijk. Met als gevolg dat er bepaalde activiteiten dubbel of helemaal niet worden uitgevoerd.

De organisatie werkt nog taakgericht: medewerkers zijn gericht op de taak die moet worden uitgevoerd en hebben minder oog voor de consequenties van hun handelen.

Denk hierbij aan het in zorg nemen van cliënten zonder een geldige toewijzing (legitimering) voor de te leveren zorg. Het niet tijdig aanvragen van een verlening van een aflopende zorgtoewijzing. Het inrichten van verkeerde productcodes in de productentabel van de applicatie, of het niet correct wijzigen van tarieven in de tarieventabel van de applicatie enz.

Een nieuw ECD is niet dé oplossing.

Door te kiezen voor een andere ECD van een andere leverancier, worden eerdergenoemde problemen niet (altijd) vanzelfsprekend opgelost. In de praktijk zien we dat door het implementeren van een nieuwe applicatie problemen juist groter worden, omdat de diepere oorzaken van een niet (goed) functionerend proces niet worden aangepakt. Bovenop de al bestaande procesmatige problemen moeten medewerkers tijd en energie steken in het voorbereiden van de implementatie en het onder de knie krijgen van nieuwe functionaliteiten van de nieuwe applicaties.  De basis, het proces, is nog niet op orde en er worden al weer nieuwe/gewijzigde processtappen toegevoegd. Gevolg: extra kosten voor uw organisatie, meer frustratie bij uw medewerkers en productie- en omzetverlies. “Een toren kan immers pas gebouwd worden wanneer er een solide basis is gelegd!”

Bespaar kosten en investeer in een solide fundament!

Of het nu gaat om de implementatie van een nieuw ECD of de (her) implementatie van uw huidig in gebruik zijnde ECD. KEI helpt u graag de basis van uw organisatie op orde te brengen. De basis van uw organisatie is het gedrag van uw medewerkers. Wij vinden het belangrijk dat er aandacht wordt geschonken aan het gedrag van uw medewerkers nu en in de toekomst.  Wij hebben veel ervaring met deze veranderprocessen en denken graag met u mee.

Door niet te kiezen voor de implementatie van een nieuw ECD, bespaart u zich de kosten van een selectie- en implementatietraject. Daarnaast zijn wij met onze aanpak in staat om de kosten van de herinrichting van de in gebruik zijnde applicatie zo laag mogelijk te houden c.q. om de kosten voor de implementatie van een nieuwe ECD beperkt te houden.

Het komt vaak voor dat implementatietrajecten uiteindelijk fors meer kosten dan in eerste instantie was geraamd, omdat het Plan van Aanpak vanwege andere inzichten regelmatig moet worden aangepast. Waardoor het implementatiebudget vaak wordt overschreven. KEI heeft ruime ervaring met dit soort trajecten en kan door een gedegen probleemanalyse ervoor zorgdragen dat de kosten van een (her)implementatie van een (nieuw) ECD binnen de begroting blijven.

Samen met uw medewerkers.

Wij zijn in staat om de processen samen met de diverse, direct bij het proces betrokken, medewerkers van uw zorginstelling helder in kaart te brengen en problemen te definiëren. Doordat uw medewerkers actief worden betrokken bij het veranderingsproces, zorgt dit voor een betere acceptatie door uw medewerkers wat weer zal bijdragen aan een eenvoudiger en door de medewerkers beter geaccepteerd herinrichtings- c.q. implementatietraject.

Samen met KEI.

Of uw organisatie nu de keuze maakt voor een nieuw ECD of de implementatie van het bestaande ECD beter wil laten aansluiten bij de interne processen. KEI ondersteunt u graag hierbij. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden voor uw organisatie te bespreken.