KEI ontzorgt bij ECD transitie: Organisatie volledige focus op implementatie ECD

Een transitie naar een nieuw ECD is een zeer ingrijpende gebeurtenis voor een organisatie, die veel extra inspanningen vraagt van uw medewerkers. Voorbereiding en implementatie van het nieuwe ECD moet immers vaak naast de dagelijkse werkzaamheden gebeuren. Voor de implementatie van het nieuw ECD wordt veelal externe expertise ingeschakeld, waarbij vaak de nadruk ligt op het nieuwe ECD, terwijl het onderhoud van het oude ECD en de continuïteit van de organisatie minder aandacht krijgt.   .

Door juist ook extern expertise en capaciteit aan te trekken voor ondersteuning van het  administratieve proces in het ‘oude’ ECD, als ook het functioneel beheer hiervan is de continuïteit gewaarborgd en kan de eigen organisatie zich volledig richten op de implementatie van het nieuwe ECD.

Onlangs heeft een team van KEI voor een RIBW, die overging naar een nieuw ECD, tijdens een kwartaal van schaduwdraaien het volledige administratieve proces van de cliëntadministratie en het functioneel applicatiebeheer van de oude applicatie overgenomen.  De zorgorganisatie kon zich hierdoor volledig richten op de implementatie van het nieuwe ECD.

Deze aanpak leverde een aantal belangrijke voordelen op:

  • Medewerkers zijn sneller vertrouwd met het nieuwe ECD
  • Onvolkomenheden in het proces en (implementatie)fouten konden sneller worden opgespoord en gecorrigeerd, zonder directe gevolgen voor het dagelijkse proces
  • Kortere doorlooptijd van het migratieproces
  • Continuïteit gewaarborgd

Ervaringen uit de praktijk

Bij het transitieproces naar een nieuw ECD heeft deze organisatie ervoor gekozen om gedurende één kwartaal volledig schaduw te draaien. Dit betekent dat gedurende het volledige kwartaal het nieuwe en het oude ECD volledig in de lucht gehouden moesten worden.  Een team van KEI  consulenten  heeft gedurende deze periode van schaduwdraaien het volledige administratieve proces van de cliëntadministratie en het functioneel applicatiebeheer van de oude applicatie overgenomen.

Dagelijkse mutatieverwerking

Een ervaren team van consulenten nam de dagelijkse mutatieverwerking over. Zij waren (na een korte instructie) bekend met de in gebruik zijnde applicatie en op de hoogte van relevante wet- en regelgeving m.b.t. financiering van deze klant. Doordat  enkele consulenten eerder betrokken zijn geweest bij de tijdelijke ondersteuning van de backoffice, waren zij al bekend met de werkprocessen van de organisatie. Daarnaast hadden enkele consulenten van het KEI-team kennis van de inrichting van de nieuwe applicatie. En de nodige ervaring met de wet- en regelgeving en de afspraken met de financiers van de klant zodat tevens kon worden geadviseerd bij de inrichting van de nieuwe applicatie.

Correcte data in de oude applicatie

De algehele coördinatie en verantwoordelijkheid voor de tijdig-, volledig-, juist-, rechtmatigheid van de data van de oude applicatie lag gedurende opdracht bij KEI. De verantwoordelijke KEI consulent heeft ook gezorgd voor een tijdige en correcte overdracht van mutaties naar de nieuwe applicatie.

Conclusies

Na afloop van het kwartaal schaduwdraaien heeft de evaluatie met de betrokken zorgorganisaties plaatsgevonden. We zetten de belangrijkste conclusies op een rij:

  • De mutaties van de data in de oude applicatie hebben tijdig, volledig, juist en rechtmatig plaatsgevonden; er zijn geen achterstanden in werkzaamheden geconstateerd
  • Communicatie tussen medewerkers van de regionale teams is geruisloos door het team KEI consulenten overgenomen
  • Het team backoffice medewerkers van de zorgorganisatie had gedurende de overgangsperiode volledig de tijd om te worden ingewerkt in de nieuwe applicatie en kon vanaf de livegang van het ECD  de werkzaamheden weer geruisloos terugnemen; de continuïteit was dus gewaarborgd
  • De deskundigheid en professionaliteit van het KEI-team werd zeer gewaardeerd door de zorgorganisatie

Het KEI-team heeft zijn meerwaarde bewezen v.w.b. zijn kennis en inzicht van de primaire (zorg-)administratieve processen. Deze meerwaarde was ook van waarde voor de inrichting van de processen in het nieuwe ECD. Het team was een zeer  welkome aanvulling op het team dat via leverancier van de nieuwe applicatie bij de implementatie was betrokken.

Prettige samenwerking

De zorgorganisatie is tevreden met de inzet van de KEI consulenten tijdens het project.  KEI kijkt terug op een constructieve en prettige samenwerking.  Op dit moment zijn er nog steeds twee KEI consulenten betrokken bij de ondersteuning van het werkproces van de klant zodat de continuïteit gegarandeerd blijft. Ook zij zijn sinds de overgang volledig overgestapt op de nieuwe applicatie.