ECD Transitie: Jacqueline aan het woord.

Hallo Jacqueline, als één van de meest ervaren medewerkers bij KEI aan jou de eer om de aftrap te geven voor een kennismaking. Op de website is te lezen dat je bent gespecialiseerd in functioneel beheer en de inrichting van zorgregistratiesystemen. Kun je iets vertellen over de werkzaamheden die je op dit moment bij klanten uitvoert?

Op dit moment werk ik bij twee zorginstellingen. De ene zorginstelling is een wat kleinere zorginstelling gelegen in Hardinxveld waar ik al geruime tijd 1 dag per week werkzaam ben als functioneel applicatiebeheerder. In die rol ben ik lid van de projectgroep die zich bezighoudt met de implementatie van een nieuw ECD. Men maakt daar de overstap van CURA van UNIT4 naar PUUR van Ecare.

Bij de andere zorginstelling in Amstelveen ben ik sinds 2018 werkzaam voor 2 dagen per week. Zij hebben de keuze gemaakt voor het ECD ONS van Nedap en ik zorg voor het onderhoud en beheer van het oude ECD en heb me daar bezig gehouden met het uitvoeren van de testen en de conversie van gegevens van het oude ECD naar het nieuwe ECD. Daarnaast neem ik deel in verschillende werkgroepen en heb me met name gericht op het begeleiden van de Klantadministratie in de transitie van de administratieve processen naar het nieuwe ECD. Na de werkzaamheden rondom de implementatie zal ik zorgdragen voor het veiligstellen van de historische gegevens uit het oude ECD, dat is iets wat vaak niet wordt meegenomen in het project, maar wel belangrijk gezien de wettelijke bewaartermijnen waar je aan moet voldoen. Door dat zelf binnen de organisatie uit te voeren bespaar je een grote investering voor een inkijklicentie die via de software leverancier moet worden aangeschaft.

Wat komt er zoal kijken bij de transitie van het ene ECD naar het andere?

Het ECD wordt door een grote groep medewerkers gebruikt en het heeft daarom best wat voeten in de aarde om dit op een goede manier te laten landen in de organisatie.

Dat begint met het maken van een projectplan en het opzetten van de projectorganisatie. Ik merk dat dit vaak wordt onderschat en dat men afgaat op de leverancier die het ECD implementeert. ” Die heeft het zo vaak gedaan, die zal echt wel weten hoe het moet”. Dat is natuurlijk ook zo, echter houdt deze minder rekening met de transitie van de bestaande naar de nieuwe processen binnen de organisatie en gaande weg het implementeren kunnen er dan knelpunten die zorgen voor onduidelijkheden en vertraging. Het is een open deur, maar het vrijmaken van voldoende capaciteit en het aanwezig zijn van de juiste kennis en ervaring is belangrijk en dit verdien je absoluut terug, zowel in tijd en dus geld als in de acceptatiegraad van het nieuwe ECD met als resultaat dat men het gemak en plezier daarvan ervaart.

Het nieuwe werken, mobiel en registreren bij de bron (dus door de zorgmedewerker), wordt vaak positief ervaren door zorgmedewerkers. Het ECD voelt dan vaak meer ‘ eigen ‘, men is zelf verantwoordelijk voor het invullen van gegevens rondom de cliënt en er hoeft niet eerst een mutatie te worden gestuurd naar de administratie voordat de informatie beschikbaar is in het cliëntdossier.  Dat nieuwe werken brengt een verandering teweeg voor de zorgmedewerker, waarvan een zekere digitale vaardigheid wordt verwacht. Daarnaast wordt de rol van de administratie wezenlijk anders, het uitvoerende werk wordt minder en verschuift naar een controlerende en signalerende rol in het administratieve proces. Dit vraagt een andere houding van de administratie, meer begeleidend naar de zorg en niet stappen in de valkuil om registraties dan toch maar zelf uit te voeren als het niet direct allemaal goed gaat.

Naast een goede training en begeleiding van gebruikers tijdens de implementatie is het belangrijk na te denken hoe je de kwaliteit van het ECD op termijn wilt borgen. Denk aan procesbeschrijvingen; welke medewerker (rol) welke activiteit (taken) uitvoert en wie verantwoordelijk is. Functionele beschrijvingen van koppelingen met het HRM, Rooster en Financieel systeem als ook externe koppelingen met ondersteunende applicaties en systemen zoals EVS (Electronisch Voorschrijf Systeem), communicatie overdracht (HIS, Zorgdomein, Point)

Het belang van een ‘delegatie’ van gebruikersgroepen waarmee gecommuniceerd kan worden bij functionele wijzigingen van de software en de impact daarvan op werkprocessen is cruciaal voor het up to date houden van het ECD. Want dit blijft in beweging door veranderde wet en regelgeving, de opkomst van het PGO en allerlei technologische en functionele innovaties die de komende jaren hun weg gaan vinden binnen het ECD.

Wat kan KEI betekenen voor zorginstellingen die er over denken om van ECD te veranderen?

Bij KEI werken mensen met verschillende specialismen, zoals projectleiders, functioneel applicatiebeheerders, zorgadministratie medewerkers, financieel experts. Omdat we al jarenlang actief zijn in de zorg (VVT, GHZ, GGZ, Jeugdzorg, RIBW) hebben we naast onze eigen vakkennis veel know how in huis over de zorg- en administratieve processen als ook op het gebied van de wet en regelgeving van de diverse financiers (Zorgkantoren, Zorgverzekeraars, Gemeenten, SVB).

Onze visie is om opgedane kennis te delen en te borgen bij de klant, zodat deze na afronding van het project alle tools in handen heeft om de werkzaamheden uit te voeren.

Op het kennisdomein van het ECD bieden wij ondersteuning bieden in de volgende trajecten;

  • Onderzoek naar het gebruik en de mogelijkheden van het huidige ECD; wanneer er ontevredenheid bestaat over de werking van het huidige ECD brengen wij de knelpunten in beeld en dragen mogelijke oplossingen aan voor verbeteringen, waarbij we de kennis hoe dit te doen borgen bij de medewerkers zelf.
  • Advies en Ondersteuning bij een selectietraject voor een nieuw ECD; met onze specialistische kennis van de zorg en administratieve processen plus inhoudelijke kennis van bestaande ECD systemen zijn wij in staat naast de klant te staan en de visie en functionele eisen te vertalen naar een eisen/wensenpakket voor het nieuwe ECD.
  • Advies en Ondersteuning bij een implementatie traject; (advies) projectleiding, projectplanning, procesbeschrijvingen incl taken/rollen/verantwoordelijkheden, handleidingen/instructies, ondersteuning in werkgroepen, testen, conversie en het borgen van de historische gegevens. Naast werkzaamheden rondom de implementatie bieden wij ondersteuning in de uitvoering van werkzaamheden op het actuele ECD (uitfasering), zoals het onderhoud en beheer van het actuele ECD, afhandelen van meldingen van gebruikers. Plus administratieve ondersteuning op de zorgadministratie in de transitie naar het nieuwe ECD, denk aan schaduwdraaien, bulkverwerking van indicaties in het nieuwe ECD.

Tenslotte is het leuk als we iets meer van je te weten komen. Je bent een enthousiast en gedreven persoon en een  harde werker. Hoe laad jij je steeds weer op om steeds voor de volle 100% je voor de klant in te zetten?

Ik kan erg genieten van het buitenleven, de bossen, de stranden , lekker wandelen, fietsen of in de tuin bezig zijn. Samen gezellig met m’n vriend en anderen leuke workshops volgen, nieuwe dingen doen, das waar ik weer veel energie op doe.

En er zijn zo van die rituelen, zoals jaarlijks uitwaaien op de wadden als het voorjaar daar net wat eerder begint dan op het vasteland….